Gode kommunikasjonsevner er avgjørende for personlig og profesjonell suksess. I sin kjerne handler effektiv kommunikasjon om å sørge for at det vi vil si tolkes riktig av mottakeren av meldingen. Selv om dette konseptet kan høres enkelt ut å oppnå, er det faktisk ganske sjeldent. Det er en prosess som vanligvis er fylt med feil takket være menneskelige ulikheter i perspektiver og erfaringer.
Presis kommunikasjon er vanskelig, både muntlig og skriftlig. Som et resultat sliter vi ofte med å kommunisere tanker og ideer på den måten vi har tenkt, noe som fører til at mottakerne mistolker eller misforstår. Selv når vi er enige med en annen part, kan feilkommunikasjon føre til følelsen av forvirring eller frustrasjon, selv når den egentlig ikke er der.
Neste gang du går inn i en viktig samtale, enten hjemme eller på jobben, kan du vurdere disse 5 rådene:
Do:
Lytt først, snakk sist. For å være en effektiv kommunikator, må du være en god lytter. Ikke reager eller svar så det fremstår som du lytter. Det er veldig stor forskjell på å lytte og vente på å snakke. Husk dette: Ta en pause, og bruk litt tid på å tenke på hvordan du vil svare. Tren deg på og vær villig til å være komfortabel med stillheten som følger med å prosessere hva den andre parten har sagt. Når du bestemmer deg for å svare, husk at et enkelt språk vanligvis er mer effektivt, og forsøk og holde en positiv tone og holdning. Mens pausene dine kan føles lange, vil mottakeren sette pris på din grundige lytting og tiden du tok for å samle tankene dine. Denne tålmodigheten er spesielt kritisk under vanskelige eller sensitive samtaler. Når det er mulig, ta med deg noe å skrive på slik at du kan skrive ned tankene dine. Dette vil gi deg mulighet til å skrive ned hva du vil si og fortsette å lytte, i stedet for å vente på at den andre parten skal bli ferdig slik at du kan svare, før du glemmer hva du vil si. Dette er åpenbare og enkle ting å vurdere og gjøre, men gjør vi egentlig dette?
Do:
Kommuniser med en trygg og tydelig stemme. Trygghet kommer med erfaring. Men du kan også utvikle trygghet gjennom forberedelse. Neste gang du har en vanskelig eller sensitiv melding å kommunisere, lag et manuskript. Skriv ned hva du vil si. Legg dette utkastet til side, ta et skritt bort fra notatene dine, og gå deretter tilbake med et nytt perspektiv for å redigere. Prøv å «rollespille» scenariet i hodet ditt, før du gjentar det høyt eller sammen med en venn/kollega som skal være din djevelens advokat. Denne prosessen vil hjelpe deg til å finjustere meldingen din, øke din trygghet, og til syvende og sist, hjelpe deg å levere meldingen din med større overbevisning.
Do:
Oppretthold en positiv holdning. Tankegangen din når du går inn i en samtale er viktigere enn du tror. Før du går inn i en samtale, prøv å gjøre noe du liker. For eksempel, lytt til en sang du liker, eller gå en kort tur for å tømme hodet. Disse enkle grepene vil sette deg i et bedre humør, som vil gjøre deg mer tålmodig, forbedre tonen du skal sette for møtet, osv. Så under møtet, prøv å opprettholde den positive holdningen ved å gi den andre parten fordelen av tvilen, og ikke glem å smile — det er smittsomt.
For å være en effektiv kommunikator må du være en god lytter.
Don’t:
Anta. Aldri anta at den andre siden tenker på samme måte som du gjør eller vil nærme seg situasjonen på samme måte som du gjør. Empati er en av de viktigste ferdighetene til en god kommunikator. Det starter med å være klar over dine egne følelser og fordommer, og utvikler seg til at du blir klar over den andre partens følelser og fordommer. Empati fører til at du justerer kommunikasjonen din — i både innhold og levering — basert på personene som tar del i samtalen. Hvis du tenker på kommunikasjon som en sendt melding og mottatt melding, så begynner dette å demonstrere viktigheten av empati. Hvordan mottakeren mottar meldingen din er like viktig som dine intensjoner om å kommunisere hva du sier og hvordan du sier det. Dette betyr ikke at du må være enig med den andre partens synspunkter eller reaksjoner, men det betyr at du må tenke på hvordan de vil motta meldingen din og hvordan det får dem til å føle seg.
Don’t:
Ha ensidige samtaler. Når det er mulig, engasjer den andre parten. Epictetus, en gammel gresk filosof, skal antakelig ha sagt, “Vi har to ører og en munn, så vi kan lytte dobbelt så mye som vi snakker.” Dette er naturlig nok svært vanskelig for de fleste av oss, men husk å lytte, still spørsmål og demonstrere ekte nysgjerrighet. Dette er de viktigste pilarene i effektiv kommunikasjon. Hvis du tenker på de beste samtalene du har vært involvert i, så er det når du føler deg hørt og du har vært på bølgelengde med den andre. Dette kan bare skje når det er tosidig kommunikasjon – begge sider er engasjerte og interesserte. Husk dette neste gang du skal inn i en samtale, spesielt en utfordrende en.
Ved å vurdere disse “do’s and don’ts” i kommunikasjon, så er du ett skritt nærmere å være en effektiv kommunikator. Husk å alltid lytte før du snakker, opprettholde en positiv holdning og lag et manuskript med hovedpunktene dine på forhånd. I tillegg, ikke anta hva den andre personen tenker og engasjere den andre når det er mulig.
Empati er en av de viktigste ferdighetene til en god kommunikator.