Etter mange år med trening og rådgivning på tvers av bransjer og land, har jeg sett tydelige mønstre i hva som skiller gode forhandlingsstrategier fra dårlige. Selv om hver forhandling er unik, er det ofte måten vi forbereder oss og oppfører oss på som avgjør resultatet – mer enn tallene i seg selv.
For å illustrere dette har jeg laget et scenario du kan bruke til å forestille deg en reell forhandling mellom to selskaper:
NordPro Instruments, en leverandør av høy-presisjons utstyr for geologisk leting basert i Tromsø, og
SouthTech Supply, en europeisk industridistributør som ønsker å importere disse enhetene til nordisk gruvevirksomhet.
Selv om scenarioet er fiktivt, speiler det forhandlingsdynamikker jeg har sett i virkelige situasjoner. Her er ni lærdommer fra slike settinger som er svært relevante for hvordan du selv kan forberede og gjennomføre gode forhandlinger.
1. Forstå interesser før du fremmer tilbud
En av de vanligste feilene i forhandlinger er å gå for raskt til tall og løsninger uten å avdekke hva motparten egentlig bryr seg om. I NordPro–SouthTech-scenarioet tok det for lang tid før partene stilte spørsmål som avdekket interesser. De forklarte sine egne posisjoner, men viste lite nysgjerrighet innledningsvis.
Når vi forstår underliggende interesser — ikke bare hva den andre parten vil ha, men hvorfor — åpner vi opp for verdiskaping. Det handler om å lytte etter behov, mål, begrensninger og hva som står på spill. Spør heller tidlig: “Hvordan ser en god avtale ut for dere?”
2. Sett scenen – tonen i starten betyr mye
Forhandlinger starter ikke med det første tilbudet. De begynner lenge før noen setter seg ved bordet — med den første e-posten eller telefonen. I scenarioet gikk én part rett inn i å fortelle om seg selv uten å sjekke inn eller invitere motparten inn. Den andre trakk seg tilbake og ble passiv. Resultatet ble en kaotisk start som gjorde det vanskelig å finne felles grunn.
Å sette scenen handler om å skape struktur, klarhet og psykologisk trygghet. Det betyr ikke at det må bli formelt, men det bør være tydelig og inviterende. Et par setninger som viser hensikt, åpner opp for dialog og anerkjenner relasjonen, legger et bedre grunnlag for videre samtale.
3. Vær tydelig og gjennomtenkt med det første tilbudet
Det første tilbudet sender et signal — om selvtillit, forventninger og hvordan du verdsetter avtalen. I scenarioet ble en pris på €1.500 nevnt uten forklaring. Dette etterlot motparten usikker på om tallet var fast eller fleksibelt, og åpnet for unødvendig pruting.
Første tilbud bør være strategisk, ikke tilfeldig. Underbygg det med logikk, sammenligninger eller markedstall. Hvis du velger å vente og høre motpartens tilbud først, må du stille de rette spørsmålene for å vurdere det kritisk. Uansett: et første tilbud bør være bevisst og godt forankret.
4. Håndter innrømmelser strategisk
I scenarioet reduserte den ene parten prisen fra €1.500 til €1.075 — et kutt på 33 % — uten noen motytelse. Det sender feil signal og skaper ubalanse i forhandlingen.
Innrømmelser bør aldri gis uten hensikt. Knytt bevegelser til noe du får igjen. For eksempel: “Hvis vi kan gå ned i pris, kan dere da øke volumet eller forkorte betalingsfristen?” Det holder forhandlingen balansert og viser at du også verdsetter ditt eget ståsted.
5. Bytter fremfor kompromiss – en undervurdert forhandlingsstrategi
Kompromisser er ofte nødvendige, men de gir sjelden maksimal verdi. Bytter — der partene prioriterer forskjellig — gir bedre muligheter. I scenarioet tok det lang tid før noen foreslo pakkeløsninger som koblet pris til volum, leveringstid eller andre elementer.
En dyktig forhandler leter etter forskjeller i behov. Er pris vanskelig? Kanskje volum, betalingsstruktur eller servicenivå kan justeres. Jo tidligere slike variabler kommer på bordet, desto større er sjansen for kreative og vinn-vinn-løsninger.
6. Skap flere muligheter før du bestemmer deg
En vanlig grunn til at forhandlinger låser seg, er at samtalen blir sort-hvitt for raskt — med lite rom utover: ja/nei, ta det eller la være. I scenarioet begynte den ene parten først å stille åpne, kreative spørsmål etter at de følte seg presset. Da var det emosjonelle klimaet allerede endret.
Å utforske alternativer tidlig åpner rom for samarbeid. Det viser fleksibilitet og inviterer motparten til å bidra. Spørsmål som “Hva ville det sett ut som hvis vi …?” eller “Finnes det andre måter å løse dette på?” kan gi gjennombrudd – spesielt mens stemningen fortsatt er konstruktiv.
7. Bruk objektive kriterier
En effektiv måte å redusere friksjon på, er å vise til objektive standarder. I scenarioet brukte ingen av partene eksterne referanser som markedstall, kostnadsanalyser eller bransjenormer for å begrunne sine posisjoner.
Objektive kriterier øker troverdigheten og tar diskusjonen bort fra personlige meninger. Det handler ikke lenger om “mitt tall mot ditt” – men om hva som virker rettferdig og fornuftig ut fra fakta. Dette styrker tillit og demper ofte emosjonelle reaksjoner.
8. Ikke stopp ved «ja» – utforsk bedre løsninger etter enighet
Når en avtale er på plass, tenker mange: “Da var vi ferdige.” Men det er nettopp da et nytt mulighetsrom kan åpne seg. I scenarioet undersøkte ingen av partene om det fantes en bedre løsning nå som enighet var nådd.
Et “post-settlement settlement” handler om å spørre: “Nå som vi er enige i prinsippet – finnes det en versjon som er enda bedre for oss begge?” Det krever tillit, men det viser langsiktighet og profesjonalitet.
9. Tilpasning som forhandlingsstrategi – og hvordan det bygger tillit
De beste forhandlerne tilpasser seg. I tone, tempo og taktikk. I NordPro–SouthTech-forhandlingen begynte den ene parten å endre tilnærming først da de følte at de tapte. Den andre holdt en jevn tone, men gikk glipp av sjanser til å vise hva som betydde noe for dem.
Å være tilpasningsdyktig betyr ikke at du må gi opp målene dine. Det betyr at du leser situasjonen og responderer på riktig måte. Noen ganger betyr det å være stille. Andre ganger å stille flere spørsmål. Tillit vokser når folk føler seg sett, forstått og behandlet med respekt — og det handler ofte om små justeringer underveis.
Avsluttende tanke
Forhandlingsstrategi handler ikke om å vinne, men om å skape verdi. Den beste strategien er den som balanserer egne mål med motpartens behov – og bygger relasjon, ikke bare avtale.
Forhandling er ikke teater. Det er et menneskelig samspill — fullt av beslutninger, tolkninger og følelser. Enten du forhandler med en leverandør, internt i organisasjonen, eller om en strategisk avtale, gir disse ni punktene deg et rammeverk for å forberede deg bedre og ta klokere valg underveis.
Hvis du vil ta en prat om hvordan ditt team kan utvikle sine forhandlingsevner, vet du hvor du finner meg.